Useless Thoughts on Daily Life

会議で発言するのが苦手という人は多いですよね。うまく意見を言えずに終わってしまうと、「また今回も何も話せなかった」と後悔することもあるでしょう。でも、実は少しの工夫で、会議での発言は見違えるほど変わります。

信頼を得られる発言ができるようになれば、仕事の幅も広がっていくはずです。

事前準備が発言の質を左右する

会議でいきなり意見を求められても、うまく答えられないのは当然のこと。頭の中で考えがまとまっていないうちに話そうとしても、言いたいことが伝わらないものです。

会議の目的を把握しておく

まずは参加する会議が何を目的としているのかをつかんでおきましょう。報告なのか、議論なのか、承認なのかによって、求められる発言内容は大きく異なります。報告会議なら聞くことがメインですし、議論の場なら積極的にアイデアを出すことが期待されます。

目的がわかっていれば、どんな発言をすればいいのかも自然と見えてきます。

参加者の情報を下調べしておく

どの部署の誰が参加するのか、その人たちはどんな役割を担っているのか。こうした情報を事前に調べておくと、相手のバックグラウンドに合わせた発言がしやすくなります。

すでに知っている内容を長々と説明してしまったり、逆に説明不足で不親切と思われたりするミスを防げるからです。初対面の相手がいるなら、企業情報やニュースをチェックしておくだけでも緊張が和らぎます。

自分なりの意見をメモしておく

会議の議題について、あらかじめ自分の考えをまとめておきましょう。頭の中で考えているだけでは、いざ話そうとしたときにうまく言葉にできないことが多いです。重要なポイントを簡単にメモしておけば、発言する際の道しるべになります。

想定される論点を複数準備しておくと、会議の流れに応じて柔軟に対応できるようにもなります。

発言の仕方で印象が変わる

内容も大切ですが、どう伝えるかによって相手の受け取り方は大きく変わります。信頼を得るには、話し方にも気を配る必要があります。

結論を先に伝える

説明を長々と続けた後に結論を言うと、聞き手は何の話なのかわからないまま聞くことになってしまいます。まず結論を述べてから理由や詳細を補足する話し方を心がけると、聞き手が内容を理解しやすくなりますし、説得力も増します。

話し方のポイント	具体的な方法	期待できる効果
結論を先に述べる	「〇〇すべきだと考えます。なぜなら…」	聞き手が話の要点を把握しやすい
順番をつけて話す	「第一に…、第二に…」	論点が整理され、伝わりやすくなる
データで補強する	「〇〇省の調べによると…」	主観的な意見に客観性が加わる
他者の意見に言及する	「先ほどの〇〇さんの意見に関連して…」	発言しやすくなり、議論が深まる

自分の立場を意識して話す

会議では、それぞれの役職や専門分野に応じた意見が求められます。自分の担当領域や経験から外れた発言をしてしまうと、場違いな印象を与えかねません。

自分の立ち位置から何が言えるかを考えて発言すると、周囲からも「この人は自分の役割をわかっている」と評価されやすくなります。

適切なタイミングを狙う

発言のタイミングも重要です。会議の序盤は参加者全員が集中しているため、多少完璧でなくても受け入れられやすいです。議論が停滞したときに新しい視点を提供すれば、議論を前に進める貢献ができます。

また、話題が脱線気味のときに本筋に戻す発言をすれば、感謝されることもあるでしょう。

信頼を積み重ねる日常の行動

会議での発言力を高めるには、会議の場だけでなく日常的な行動も影響してきます。

接点を増やして関係性を築く

普段からコミュニケーションをとっている相手の前では、緊張も和らぎますし、発言もしやすくなります。会議の参加者全員と接点を持つのは難しくても、進行役や主要メンバーとは日頃から会話を交わしておくと効果的です。

信頼関係があれば、会議の場でも意見を受け入れてもらいやすくなります。

小さな役割を引き受ける

連絡係や調整係といった地味な仕事を積極的に引き受けてみましょう。

一見、雑用に思えるかもしれませんが、こうした役割を丁寧にこなしていると、周囲から頼られるようになります。社内外のさまざまな情報が入ってくるようにもなりますし、人脈も広がっていきます。

そうした積み重ねが自信につながり、最終的には発言力の向上にもつながっていくのです。

失敗を恐れない姿勢を持つ

発言に正解や間違いはありません。他の人が良い提案をしたからといって、自分も同じレベルの意見を言わなければと気負う必要はないのです。

会議は課題を共有し、より良い結論を導くための場。たとえ反論されたとしても、それは議論を深めるための一つの要素になったと前向きに捉えましょう。

何も発言しない人よりも、「そういう考え方もある」という情報を提供できた方が、はるかに価値があります。

発言の後に意識すること

発言したら終わりではなく、その後のフォローも信頼構築には欠かせません。

他者の反応を観察する

発言中や発言後に、参加者がどんな表情や反応を示しているかを観察しましょう。アイコンタクトを取りながら話せば、相手の理解度や関心度を把握できます。

反応が薄ければ説明を加えたり、興味を示していれば詳しく展開したりと、柔軟に調整できるようになります。

会議の振り返りを行う

会議が終わったら、自分の発言がどう受け止められたか、どこが良くてどこが改善できるかを振り返ってみましょう。議事録が配信されたらできるだけ早く目を通し、議論の流れや結論に至るプロセスを確認します。

予想と違った点があれば、なぜそうなったのかを考えることで、次回の会議での精度が上がっていきます。

• 発言のタイミングは適切だったか
• 伝えたいことが明確に伝わったか
• 他の参加者の意見をきちんと聞けていたか
• 会議の目的に沿った発言ができていたか

継続的な改善を意識する

一度や二度の会議で完璧な発言ができるわけではありません。毎回の会議を練習の場と捉えて、少しずつ改善していく姿勢が大切です。

最初は小さな発言から始めて、徐々に自信をつけていけばいいのです。継続することで、自然と発言力は向上していきます。

会議での発言は、準備と実践の積み重ねです。最初は緊張するかもしれませんが、今回紹介したコツを意識しながら取り組んでいけば、確実に信頼される発言ができるようになります。焦らず一歩ずつ進んでいきましょう。